Pour ajouter une mission, rendez-vous dans la section Missions située à gauche de votre menu, puis cliquez sur le bouton Nouvelle mission.
Une fois que la page de création apparaît, vous verrez les cinq étapes à suivre pour créer votre mission.
1- Information principale
Une fois sur la page de création, commencez par remplir les informations principales relatives à votre mission :
💡Astuce : Les champs obligatoires sont signalés par un astérisque rouge comme l'étape mission et le statut de la mission ainsi que le type de travaux.
Une fois ces informations complétées, cliquez sur "Suivant" pour passer à l'étape suivante.
2- Client, Véhicule & DO
Dans cette étape, renseignez toutes les informations liées au client, au véhicule et aux parties prenantes :
Client :
Pour cette étape, vous avez le choix entre créer un nouveau client ou sélectionner un client existant dans votre base de données. Cela dépend de la mission en cours (s'agit-il d'un nouveau client ou d'un client ayant déjà fait appel à vos services en étant utilisateur de Carform ?)
→ Sélectionnez un client existant dans votre base de données via le menu déroulant,
→ Créez un nouveau client : Si le client n'existe pas, cliquez sur "Nouveau client" et remplissez les champs requis.
Véhicule :
Plaque d'immatriculation : Champ obligatoire (indiqué par l'astérisque rouge),
Renseignez les informations complémentaires comme :
Kilométrage (si besoin),
État du véhicule (par exemple : non roulant) (si besoin),
Créer un véhicule : Si le véhicule n'existe pas dans votre base, cliquez sur "Créer un véhicule" et remplissez les champs nécessaires.
🔎Liste des champs pour le véhicule :
Plaque d'immatriculation,
Marque,
Modèle,
Kilométrage,
Statut (roulant/non roulant).
Ajouter un Donneur d'Ordre :
Vous pouvez associer un donneur d'ordre (DO) en ajoutant ses informations spécifiques à cette étape,
Cette étape n'est pas obligatoire, si elle ne vous concerne pas, vous avez la possibilité de ne pas saisir cette information.
Une fois les informations saisies, cliquez sur "Suivant" pour continuer ou sur "Créer la mission" si vous souhaitez vous arrêter ici et revenir plus tard.
💡Pas de panique ! Vous pourrez ajouter les informations manquantes plus tard si nécessaire pour compléter et détailler le dossier.
3. Travaux et RDV
Dans cette étape, vous avez la possibilité de planifier les travaux à réaliser, d'ajouter la main-d'œuvre, les articles et autres éléments nécessaires, ainsi que d'organiser la récupération du véhicule et la prise de rendez-vous. Pour activer cette option, il vous suffit de cocher la case "Oui". Si vous ne souhaitez pas effectuer ces actions immédiatement, vous aurez toujours la possibilité de les gérer ultérieurement.
Planifier les travaux :
Sélectionnez "Oui" à la question "Voulez-vous planifier des travaux ?" si vous souhaitez planifier vos travaux directement à la création de la mission
Ajoutez les éléments nécessaires parmi :
Main-d'œuvre,
Articles,
Ingrédients peinture,
Forfaits.
Cliquez sur chaque catégorie pour ajouter les tâches et articles correspondants.
Rendez-vous :
Dans le calendrier, sélectionnez :
Date du rendez-vous (champ obligatoire),
Heure du rendez-vous,
Durée estimée.
Indiquez si le client restera présent sur site en sélectionnant "Oui" ou "Non".
Détail du rendez-vous
Cette étape vous permet de préciser les informations clés liées au rendez-vous pour la mission en cours.
NOTE : Cette étape de création de la mission n'est pas obligatoire. Vous pouvez renseigner les informations disponibles dans un premier temps et les compléter ultérieurement après la création de votre mission, si nécessaire.
Transport :
Sélectionnez le mode de transport pour le véhicule, parmi les options proposées :
Comptoir,
Dépanneuse,
Service à domicile.
Attribution du rendez-vous :
Cliquez sur "Assigner" pour désigner la personne responsable du rendez-vous.
Commentaires :
Vous pouvez ajouter des commentaires spécifiques pour préciser les détails importants.
Une case à cocher permet d’ajouter ce commentaire à la description de la mission.
Rendez-vous restitution :
Indiquez si vous souhaitez planifier un rendez-vous de restitution en sélectionnant "Oui" ou "Non" et remplissez les informations nécessaires comme la date et l'heure.
Une fois tous les champs remplis, vous pouvez cliquer sur le bouton "Suivant" pour poursuivre la saisie, ou bien vous arrêter à cette étape en cliquant sur le bouton "Créer la mission".
4. Véhicule de Prêt
Si un véhicule de prêt est nécessaire pour votre client, vous pouvez le planifier à cette étape :
Indiquez si un véhicule de prêt est requis en sélectionnant "Oui".
Renseignez les informations suivantes :
Date de mise à disposition : Date et heure,
Date de fin de location : Date et heure,
Durée de prêt,
Statut du véhicule de prêt : Sélectionnez le statut (disponible, en cours, etc.).
Sélectionnez le véhicule de prêt disponible dans la liste déroulante (vous avez une vue sur vos véhicules de prêt disponibles sur votre site).
Cliquez sur "Suivant" pour passer à l'étape finale.
5. Envoi de SMS
Dans cette étape, vous pouvez notifier le client par SMS pour confirmer la mission ou rappeler un rendez-vous.
Activez l'option "Envoyer SMS ?" en sélectionnant "Oui".
Remplissez les champs requis :
Numéro de téléphone : Récupéré depuis la fiche client,
Choisissez le SMS : vous avez le choix d'envoyer un SMS de confirmation de rendez-vous, de réception ou bien de restitution,
Modèle de SMS : Sélectionnez un modèle préconfiguré ou bien rédigez vous même le message si vous le souhaitez.
Une fois toutes les étapes complétées, cliquez sur "Créer la mission". La mission sera directement ajoutée à la liste des missions.
💡Pour en savoir plus, nous vous invitons à visualiser cette vidéo