Le module Calendrier dans Carform est un outil essentiel pour gérer les rendez-vous et planifier les missions efficacement. Accessible depuis le menu de navigation à gauche, cette fonctionnalité offre une vue claire et organisée de vos activités quotidiennes.
Fonctionnalités principales du Calendrier
1. Vues personnalisées pour une meilleure organisation
Le Calendrier offre plusieurs modes de visualisation pour s’adapter à vos besoins spécifiques.
En haut à gauche, vous pouvez sélectionner les différentes vues. Vous avez 3 options :
Vue hebdomadaire (par défaut) "semaine" : Permet d’avoir une vue d’ensemble sur les rendez-vous et les missions planifiées sur une semaine.
Vue quotidienne "jour" : Idéale pour se concentrer sur les tâches et rendez-vous d’une seule journée.
Vue Liste "liste" : Offre une vue linéaire par jour pour un suivi détaillé des rendez-vous.
2. Gestion des rendez-vous
Le module Calendrier permet de gérer efficacement les rendez-vous :
Ajouter un rendez-vous : Cliquez sur le bouton bleu "Nouveau rendez-vous" en haut à droite pour créer un rendez-vous. Vous pouvez y inclure des détails comme l’heure, le client, le véhicule, et le type d’intervention.
💡Recherche de rendez-vous : Utilisez la barre de recherche en haut pour retrouver rapidement un rendez-vous en fonction du nom du client, de la mission, ou de l’immatriculation du véhicule.
3. Organisation visuelle des missions
Les blocs colorés représentent les différentes missions ou rendez-vous, les couleurs sont personnalisable et ajustable selon vos besoins (par ici pour découvrir les paramètres du calendrier)
Chaque bloc de rendez-vous mission sur le calendrier inclut des informations essentielles telles que:
Nom du client
Type de rendez-vous
Type et modèle du véhicule
État de la mission (par exemple, en attente, en cours, terminé).
Des icônes permettent de visualiser des actions spécifiques (par exemple, ajouter des notes ou consulter les détails de la mission).
4. Modifier un rendez-vous
La modification d’un rendez-vous dans Carform vous permet d’ajuster les informations en fonction des besoins ou des changements, il vous suffit de cliquer sur le rendez-vous souhaité afin de modifier.
Dans l’interface de modification, vous pouvez ajuster les informations suivantes :
Champ | Description |
Type de RDV | Le type de rendez-vous n’est pas modifiable depuis cette section. |
Recherche | Utilisez l’option de recherche pour retrouver un véhicule et/ou un client si besoin. |
Type de rendez-vous | Modifiez le type de rendez-vous via le menu déroulant (ex : Entrée en réparation, Réparation atelier, etc.). |
Client sur site | Indiquez si le client est présent sur site ou non. |
Site de prise en charge | Si applicable, précisez ou ajustez le site de prise en charge du véhicule ou du client. |
Transport | Sélectionnez le mode de transport (ex : Comptoir, Dépanneuse, Service à domicile). |
Date, heure et durée | Modifiez la date, l’heure ou la durée prévue du rendez-vous en fonction des nouveaux besoins. Ces champs sont ajustables via les sélecteurs de date et d’heure. |
Assignation | Si nécessaire, attribuez le rendez-vous à un membre de l’équipe en cliquant sur le bouton "Assigner". |
Rédigez un commentaire dans le champ prévu pour inclure des informations ou instructions supplémentaires concernant le rendez-vous.
Cochez l’option "Ajouter le commentaire dans la description de la mission" si vous souhaitez que cette information apparaisse directement dans les détails de la mission.
5. Assigné un véhicule
Vous avez la possibilité d'assigner un véhicule de prêt, il vous suffit de cliquer sur "Oui" et d'ajouter un rendez-vous de mise à disposition.
Choisissez la date de mise à disposition de votre choix dans le calendrier ainsi que la durée.
Ajoutez une date de fin de location.
Sélectionnez un véhicule de prêt parmi la sélection disponible dans votre base de données, vous avez le statut du véhicule qui vous indiquera si le véhicule est disponible ou pas.
Vous avez la possibilité d'aller vers la fiche du véhicule de prêt pour voir les informations si besoin.
6. Envoyer un SMS à votre client
Vous avez également la possibilité de communiquer avec votre client en cliquant sur votre rendez-vous pour le visualiser, tout en bas vous verrez la mention "Envoyer un SMS à votre client dès la validation de ce rendez-vous" cochez la case et saisissez votre SMS.
Historique d'SMS
Vous avez cette section d'historique qui permet de visualiser l'historique des SMS envoyés pour le rendez-vous sélectionné. Vous avez des informations clés telles que :
Date : La date à laquelle le SMS a été envoyé.
Utilisateur : L’utilisateur qui a initié l’envoi du SMS.
Type : Le type de SMS envoyé (par exemple, confirmation, rappel).
Modèle : Le modèle de SMS utilisé pour l’envoi.
Statut : L’état du SMS, indiquant s’il a été délivré ou en attente.
7. Filtres et personnalisation
En haut à droite, un filtre est disponible pour vous permettre de trier les rendez-vous par type (SAD, EAD, etc.). Si vous avez plusieurs sites de réparation, un second filtre vous permettra de sélectionner le site de votre choix. Ces options offrent une meilleure visibilité sur vos rendez-vous et facilitent le filtrage pour une organisation optimale.
Filtrer les rendez-vous : Vous pouvez filtrer par agence ou type de rendez-vous si besoin.
Mes rendez-vous : Accédez uniquement aux rendez-vous qui vous sont assignés via l’onglet "Mes rendez-vous".
Tous les rendez-vous : Permet de visualiser l’ensemble des rendez-vous planifiés pour l’équipe.
Paramétrage en-tête calendrier
Cette section permet de configurer les options d’affichage du calendrier pour une gestion optimale des tâches et des plannings.
Pour y accéder il vous suffit de cliquer sur les 3 petits points situés en haut à droite de votre écran
Entrée/Sortie véhicule
Afficher Entrée/Sortie véhicule : Activez cette option pour visualiser les horaires d’entrée et de sortie des véhicules dans le calendrier. Cela permet de suivre précisément les mouvements des véhicules dans l’atelier.
Charge atelier
Afficher charge atelier : Activez cette option pour afficher la charge de travail de l’atelier. Cela permet de visualiser rapidement la répartition des tâches et la disponibilité des ressources.
Mode planning : Sélectionnez le mode de planification adapté à vos besoins
Planning manuel : Permet d'afficher uniquement les rendez-vous saisis manuellement. Ce mode est idéal pour un suivi basique et direct des réservations effectuées sans automatisation.
Planning Genius : Conçu pour anticiper et gérer efficacement la charge de travail de votre atelier. Ce mode optimise la répartition des ressources et aide à mieux planifier les missions en fonction des capacités de l’équipe.
Filtrer par utilisateur : Choisissez les utilisateurs spécifiques à inclure dans l’affichage du calendrier, vous avez la possibilité d'afficher tout les utilisateur ou bien cocher les utilisateurs de votre choix.
Consultation des rendez-vous : Tous les rendez-vous sont organisés par créneau horaire, avec des codes couleur personnalisable pour identifier les différents types de missions et véhicules concernés. Vous pouvez ainsi voir rapidement les détails de chaque rendez-vous (par exemple, le modèle de véhicule et la mission associée)
🔎Utilisez la barre de recherche pour retrouver un rendez-vous précis en recherchant par mission, client ou véhicule
Suivi des rendez-vous : Les rendez-vous sont regroupés selon les jours et les heures, ce qui permet de suivre facilement l'évolution des missions en cours et à venir. En cliquant sur un rendez-vous, vous pouvez consulter des informations du rendez-vous et/ou modifier la date si besoin.
Zoom sur le calendrier
Une icône de zoom située dans la partie supérieure droite de l’écran, à côté des filtres et options de personnalisation du calendrier. Cette icône est facilement reconnaissable et intuitive à utiliser qui vous permet d'avoir une vue en zoom sur votre calendrier.
Cette fonctionnalité vous permet de :
D’avoir une perspective claire de toute la semaine sans devoir naviguer jour par jour.
Identifiez facilement les créneaux disponibles pour de nouveaux rendez-vous ou missions.
Limite les allers-retours entre différents affichages pour vérifier les disponibilités.
💡NOTE : Il vous suffit de survoler avec votre souris pour afficher les détails du rendez-vous si nécessaire. |