Un portail expert est le site sur lequel un cabinet d'expertise dépose, pour chaque dossier, le rapport d'expertise, l'accord de prise en charge et les photos. Carform se connecte aux portails de huit cabinets : BCA, IDEA, Vroom, Experts Groupe, MonAuto, Kinitia, Exauto et Ixperience. Une fois un site connecté, vous retrouvez les dossiers du portail depuis Carform, vous les liez à vos missions et vous importez leurs documents sans les télécharger ni les ressaisir.
Ce que Carform importe d'un portail expert
Carform importe trois sortes de documents d'un portail expert, chacune avec un effet différent sur la mission :
Rapport d'expertise — Carform lit le rapport et crée ses lignes de pièces et de main d'œuvre sur l'ordre de réparation lié au dossier. Ces lignes remplacent celles de l'OR, sauf les lignes déjà liées à une commande de pièces. Le rapport est ajouté aux documents de la mission.
Accord de prise en charge — Carform lit l'accord et remplace la Prise en charge de la mission par les garanties qu'il contient. L'accord est ajouté aux documents de la mission.
Photos — les photos importées ensemble sont ajoutées comme un seul document de la mission.
Carform n'importe jamais un document tout seul : c'est vous qui choisissez quel document importer et quand. Importer à nouveau un rapport d'expertise remplace à nouveau les lignes de l'OR. L'import d'un rapport déclenche aussi vos automatisations réglées sur l'événement Rapport d'expertise importé.
Un dossier expert se lie à un ordre de réparation
Un dossier expert se lie à un ordre de réparation de la mission, pas à la mission entière :
un OR ne porte qu'un seul dossier expert, et un dossier n'est lié qu'à un seul OR ;
une mission avec plusieurs OR peut recevoir plusieurs dossiers, un par OR ;
les documents d'un dossier ne s'importent qu'une fois le dossier lié à un OR.
Comme le dossier se lie à un OR, les portails experts demandent que les ordres de réparation multiples soient activés pour votre entité. Sinon, les portails apparaissent grisés avec le message « Cette fonctionnalité nécessite l'activation des ordres de réparation multiples pour cette société ».
Dissocier un dossier libère l'OR. Les documents et la prise en charge déjà importés restent sur la mission ; les lignes de l'OR sont supprimées ou conservées, selon votre choix au moment de dissocier.
Quand Carform lit les portails experts
Carform lit les portails experts de deux façons, selon le portail :
À la demande — IDEA, Vroom, Experts Groupe, MonAuto, Kinitia et Exauto. Carform interroge le portail au moment où vous recherchez un dossier ou ouvrez les documents d'un dossier lié. Aucun dossier n'est lié automatiquement : c'est vous qui choisissez la mission et l'OR.
Automatiquement — BCA et Ixperience. Carform relit le portail à heures fixes et lie seul un nouveau dossier quand un seul OR libre des missions en cours du site porte la même plaque d'immatriculation et le même numéro de sinistre. Les autres dossiers restent à lier par vous. L'import des documents reste toujours votre décision.
Si la liste des missions affiche le bandeau des Nouveautés des portails experts, les nouveaux documents BCA et Ixperience y apparaissent au fur et à mesure, pour être importés ou écartés depuis un seul endroit.
Ce que chaque portail expert apporte
Chaque portail expert apporte des documents un peu différents, selon ce que le cabinet y dépose :
BCA — rapport d'expertise, accord de prise en charge et photos ; lecture automatique du lundi au vendredi à 8 h, 12 h et 16 h.
Ixperience (Groupe Lang & Associés) — rapport d'expertise, accord de prise en charge et photos ; lecture automatique toutes les deux heures, du lundi au vendredi de 8 h à 18 h.
IDEA — rapport d'expertise, accord de prise en charge et photos ; lecture à la demande.
Vroom — rapport d'expertise et photos, sans accord de prise en charge ; lecture à la demande.
Experts Groupe — rapport d'expertise et accord de prise en charge, sans photos ; lecture à la demande.
MonAuto — rapport d'expertise et accord de prise en charge dès que MonAuto les met à disposition, et photos ; lecture à la demande.
Kinitia — le rapport d'expertise définitif (ou, à défaut, le pré-rapport) et l'accord de prise en charge les plus récents, sans photos ; lecture à la demande.
Exauto — rapport d'expertise, accord de prise en charge et photos ; lecture à la demande.
Où retrouver les portails experts dans Carform
Les portails experts se retrouvent à trois endroits de Carform :
Paramètres avancés > Intégrations, section Intégrations - Portails experts — pour connecter chaque site à son compte sur un portail.
Missions — le bouton d'import de la liste des missions ouvre les Intégrations partenaires ; le bouton du portail, par exemple Rechercher des dossiers BCA, liste ses dossiers et permet de lier chacun à une mission.
Sur une mission — l'entrée Intégration partenaire du menu de la mission permet de lier un dossier à un OR, de voir ses documents, de les importer ou de dissocier le dossier.
Qui a accès aux portails experts
L'accès aux portails experts dépend de votre abonnement et de votre rôle. Les portails experts sont une option de l'abonnement Carform. En tant que propriétaire ou administrateur, vous connectez les sites aux portails ; tous les utilisateurs du bureau et de l'atelier peuvent ensuite rechercher, lier et importer des dossiers.
Vocabulaire
Portail expert — le site d'un cabinet d'expertise où il dépose les documents de ses dossiers pour les réparateurs.
Dossier expert — le dossier d'un sinistre sur le portail : plaque d'immatriculation, numéro de sinistre et documents de l'expert.
Rapport d'expertise — le document où l'expert chiffre la réparation ; Carform en tire les lignes de l'OR.
Accord de prise en charge — le document où l'assureur fixe ce qu'il paie (aussi appelé règlement direct) ; Carform en tire la prise en charge de la mission.
Lier / Dissocier — rattacher un dossier expert à un OR de la mission, ou l'en détacher.