Depuis la liste des missions, vous pouvez rechercher les dossiers d'un portail expert et lier chacun à l'ordre de réparation d'une mission. C'est le chemin à prendre pour un dossier que la mission ne retrouve pas par sa plaque d'immatriculation, ou pour lier plusieurs dossiers à la suite. La liaison n'importe aucun document : les documents s'importent ensuite depuis la mission.
Avant de commencer
Pour lier un dossier expert depuis la liste des missions, deux conditions doivent être réunies :
le site de la mission est connecté au portail expert, dans les Paramètres avancés > Intégrations ;
les ordres de réparation multiples sont activés pour votre entité. Sinon, les logos des portails sont grisés avec le message « Cette fonctionnalité nécessite l'activation des ordres de réparation multiples pour cette société ».
Ouvrir la recherche de dossiers d'un portail expert
La recherche de dossiers d'un portail expert s'ouvre depuis la liste des missions :
Ouvrez Missions.
Cliquez sur l'icône de nuage avec une flèche vers le bas, dans l'en-tête d'une section de la liste. La fenêtre Intégrations partenaires s'ouvre.
Sélectionnez le logo du portail expert.
Cliquez sur le bouton du portail, par exemple Rechercher des dossiers IDEA.
La fenêtre de recherche du portail s'ouvre, par exemple Intégration partenaires - Importer les dossiers IDEA.
Rechercher un dossier
La recherche d'un dossier se fait dans les Filtres de recherche, en haut de la fenêtre :
Site de récupération — le site dont le compte est interrogé, parmi les sites connectés au portail. Le site principal est choisi par défaut.
Compte — n'apparaît que si le site a plusieurs comptes sur ce portail.
Les champs de recherche, qui dépendent du portail (voir la liste ci-dessous).
Cliquez ensuite sur Rechercher. Sur un site qui n'a qu'un compte, la recherche se lance dès l'ouverture ; sur un site qui en a plusieurs, le message « Cliquez sur Rechercher pour afficher les dossiers de ce compte » s'affiche jusqu'à la première recherche.
Les champs de recherche de chaque portail expert :
BCA — Référence BCA et Plaque d'immatriculation. La recherche porte sur les dossiers que Carform a déjà lus sur BCA.
Ixperience — Référence et Plaque d'immatriculation. La recherche porte sur les dossiers que Carform a déjà lus sur Ixperience.
IDEA — un seul champ Rechercher, sur le nom de l'assuré et la plaque d'immatriculation.
Vroom — Référence Vroom, à saisir en entier, et Plaque d'immatriculation, complète.
Experts Groupe — Référence et Plaque d'immatriculation ; une partie de la référence ou de la plaque suffit.
MonAuto — Référence MonAuto et Plaque d'immatriculation, sur tout l'historique du compte. Sans critère, la liste montre les dossiers qui ont de nouveaux documents.
Kinitia — Référence Kinitia et Plaque d'immatriculation. Sans critère, la liste montre les dossiers en cours et les 30 derniers dossiers terminés.
Exauto — un seul champ Rechercher, sur la plaque, les références et les noms du dossier. Sans critère, la liste montre les 50 dossiers les plus récents.
Les dossiers trouvés s'affichent sous Résultat de la recherche. La colonne État Carform indique pour chacun s'il est déjà Lié à une mission ou Non lié. Si rien ne correspond, le message « Aucun dossier correspondant » s'affiche.
Lier un dossier à une mission
Pour lier un dossier expert à l'ordre de réparation d'une mission :
Vérifiez que le dossier est Non lié dans le résultat de la recherche.
Cliquez sur l'icône de nuage avec une flèche vers le bas, en bout de ligne. La fenêtre de liaison s'ouvre, par exemple Lier le dossier IDEA.
Choisissez la Mission, parmi les missions en cours du site sélectionné. Chaque mission est présentée avec sa plaque d'immatriculation, son numéro OR, son client et sa sous-étape.
Choisissez l'Ordre de réparation de la mission. Un ordre de réparation déjà lié à un autre partenaire est grisé.
Cliquez sur Valider.
Le message « Dossier lié avec succès à l'ordre de réparation » s'affiche et la ligne du dossier passe à Lié. Sur une ligne liée, l'icône de lien sortant ouvre la mission. Quand vous fermez la fenêtre avec Fermer, la liste des missions se met à jour.
À noter : lier un dossier n'importe aucun document. Pour importer le rapport d'expertise, l'accord de prise en charge ou les photos, ouvrez la mission (voir « Importer les documents d'un portail expert dans une mission »).
Questions fréquentes
Pourquoi la liste Ordre de réparation est-elle grisée ?
La liste Ordre de réparation reste grisée tant qu'aucune mission n'est choisie, ou quand la mission choisie n'a pas d'ordre de réparation. Un ordre de réparation déjà lié à un autre partenaire apparaît grisé dans la liste : un ordre de réparation ne porte qu'un seul dossier expert.
Pourquoi une mission n'apparaît-elle pas dans la liste Mission ?
La liste Mission ne propose que les missions en cours du site choisi dans Site de récupération. Une mission archivée ou rattachée à un autre site n'y figure pas : vérifiez le site de la mission.
Pourquoi un dossier BCA ou Ixperience récent n'apparaît-il pas dans la recherche ?
La recherche BCA ou Ixperience porte sur les dossiers que Carform a déjà lus sur le portail, à heures fixes. Un dossier déposé depuis la dernière lecture apparaît après la lecture suivante.