Depuis une mission, vous pouvez lier un dossier expert à l'un de ses ordres de réparation, puis importer les documents du dossier : le rapport d'expertise, l'accord de prise en charge et les photos. Tous les utilisateurs du bureau et de l'atelier peuvent le faire, sur un site connecté au portail expert.
Ouvrir un portail expert sur une mission
Un portail expert s'ouvre sur une mission depuis la fenêtre Intégration partenaire :
Ouvrez la mission.
Cliquez sur le menu ⋯ de la mission, puis sur Intégration partenaire. Vous pouvez aussi cliquer sur l'icône Intégrations partenaires du bloc de l'ordre de réparation, ou passer par le menu de la ligne de la mission dans la liste des missions.
Sélectionnez le logo du portail expert.
La fenêtre affiche alors l'une de ces deux vues :
Aucun dossier lié — aucun ordre de réparation de la mission n'est encore lié à ce portail. Le bouton du portail, par exemple Rechercher des dossiers IDEA, lance la recherche.
Le tableau des ordres de réparation — au moins un ordre de réparation est lié. Chaque ligne indique si l'ordre de réparation est Lié ou Non lié au portail, avec la référence du dossier lié.
À noter : le logo d'un portail est grisé quand le site de la mission n'a pas de compte actif sur ce portail, avec un message comme « Aucun compte IDEA actif pour le site de prise en charge de cette mission ».
Lier un dossier à un ordre de réparation
Pour lier un dossier expert à un ordre de réparation de la mission :
Cliquez sur le bouton du portail, par exemple Rechercher des dossiers IDEA, ou, si le tableau des ordres de réparation est affiché, sur l'icône de loupe de la ligne d'un ordre de réparation Non lié. La fenêtre de recherche s'ouvre, par exemple Importer un dossier depuis IDEA.
Vérifiez la liste : elle montre les dossiers du portail qui portent la plaque d'immatriculation de la mission. Si le site a plusieurs comptes sur ce portail, choisissez d'abord le Compte, puis cliquez sur Rechercher.
Cliquez sur le menu ⋯ du dossier, puis sur l'entrée « Lier à » suivie du nom de l'ordre de réparation, par exemple « Lier à Détail des travaux ».
Le message « Dossier lié avec succès à l'ordre de réparation » s'affiche. Un ordre de réparation ne porte qu'un seul dossier expert : un ordre de réparation déjà lié n'est plus proposé. Si aucun ordre de réparation de la mission n'est libre, le message « Cette mission n'a aucun ordre de réparation disponible pour lier un dossier » s'affiche.
Si la mission n'a pas de plaque d'immatriculation, ou si le portail a enregistré le dossier sous une autre plaque, la fenêtre affiche « Aucun dossier à importer ». Recherchez alors le dossier par sa référence ou par le nom de l'assuré depuis la liste des missions (voir « Lier un dossier expert à une mission depuis la liste des missions »).
Voir et importer les documents du dossier
Les documents d'un dossier expert s'importent une fois le dossier lié à un ordre de réparation :
Cliquez sur le menu ⋯ de la ligne de l'ordre de réparation lié, puis sur Voir les documents. La fenêtre des documents s'ouvre, par exemple Voir les documents depuis IDEA.
Cliquez sur l'icône d'œil d'un document pour l'afficher.
Cliquez sur le bouton d'import voulu.
Les boutons d'import de la fenêtre :
Importer le PDF d'expertise — sur MonAuto et Kinitia, Importer le rapport d'expertise ;
Importer le PDF d'expertise + photos — sur IDEA et Vroom, le rapport et les photos du même jour en une fois ;
Importer la prise en charge — absent sur Vroom ;
Importer les photos — absent sur Experts Groupe et Kinitia ;
Importer comme document — dans le menu ⋯ de chaque document, pour ajouter le fichier tel quel aux documents de la mission.
L'organisation des documents dépend du portail :
IDEA, Vroom et Exauto — les documents sont regroupés par jour, sous « Documents du » suivi de la date. Les boutons d'un jour importent les documents de ce jour. Sur IDEA et Vroom, Importer les photos n'apparaît qu'à partir de deux photos dans la journée.
MonAuto — une section Documents avec le rapport d'expertise et l'accord de prise en charge, dès que MonAuto les met à disposition, puis une section « Photos du » suivi de la date pour chaque jour de photos.
Kinitia — deux documents au plus : le rapport d'expertise définitif le plus récent, ou à défaut le pré-rapport, et l'accord de prise en charge le plus récent.
Experts Groupe — une seule liste ; les boutons importent le rapport d'expertise et l'accord de prise en charge les plus récents.
BCA et Ixperience — une seule liste, avec une colonne État : Nouveau, Importé ou Ignoré. Les boutons importent le rapport d'expertise et l'accord de prise en charge les plus récents, et toutes les photos du dossier.
Ce que fait chaque import
Chaque import d'un document expert a un effet différent sur la mission :
Rapport d'expertise — Carform lit le rapport et crée ses lignes de pièces et de main d'œuvre sur l'ordre de réparation lié. Ces lignes remplacent celles de l'ordre de réparation, sauf les lignes déjà liées à une commande de pièces. Le rapport est ajouté aux documents de la mission, avec les photos du jour si vous avez choisi Importer le PDF d'expertise + photos. Vos automatisations réglées sur l'événement Rapport d'expertise importé se déclenchent.
Accord de prise en charge — Carform lit l'accord et remplace toute la Prise en charge de la mission, y compris celle importée d'un autre dossier. L'accord est ajouté aux documents de la mission.
Photos — les photos sont ajoutées ensemble comme un seul document de la mission, nommé par exemple « Photos expertise IDEA » suivi de la date.
Importer comme document — le fichier est ajouté aux documents de la mission, sans être lu.
Un message confirme chaque import, par exemple « PDF d'expertise importé avec succès » ou « Prise en charge importée avec succès ». Importer à nouveau un document recommence l'import : un rapport remplace à nouveau les lignes de l'ordre de réparation et ajoute un second document.
Dissocier un dossier
Dissocier un dossier expert libère l'ordre de réparation, qui peut ensuite recevoir un autre dossier. Pour dissocier un dossier :
Cliquez sur le menu ⋯ de la ligne de l'ordre de réparation lié, puis sur Dissocier.
Choisissez ce que deviennent les lignes de l'ordre de réparation avec Supprimer également les pièces et main d'oeuvre liées. Activé par défaut, il supprime les lignes de pièces et de main d'œuvre de l'ordre de réparation, sauf celles déjà liées à une commande de pièces. Désactivez-le pour garder les lignes.
Cliquez sur Dissocier.
Les documents et la prise en charge déjà importés restent sur la mission. Le dossier peut ensuite être lié à un autre ordre de réparation.
Questions fréquentes
Pourquoi l'icône de loupe d'un ordre de réparation est-elle grisée ?
L'icône de loupe d'un ordre de réparation est grisée quand cet ordre de réparation porte déjà le chiffrage d'un autre partenaire, par exemple un rapport d'expertise importé en PDF. Un ordre de réparation ne reçoit qu'une seule source de chiffrage. Pour lier le dossier dans ce cas, écrivez-nous à [email protected] en précisant la mission et la référence du dossier sur le portail.
Que faire si l'import d'un document ne fonctionne pas ?
Quand l'import d'un document expert échoue, un message d'erreur s'affiche et la mission ne change pas. Les causes possibles, comme un rapport que Carform ne parvient pas à lire ou un compte désactivé, sont détaillées dans « L'import d'un document expert ne fonctionne pas, que faire ? ».