Si le bandeau « nouveaux documents experts à traiter » s'affiche en haut de votre liste des missions, Carform vous signale les documents que BCA et Ixperience ont déposés pour vos dossiers et que personne n'a encore traités. Depuis le panneau Nouveautés des portails experts, vous liez chaque dossier à sa mission, puis vous importez ou ignorez ses documents, sans ouvrir les missions une à une.
Ce que signale le bandeau des nouveaux documents experts
Le bandeau des nouveaux documents experts apparaît au-dessus de la liste des missions en cours dès qu'au moins un document BCA ou Ixperience attend d'être traité, tous sites de votre entité confondus. Il indique :
le nombre de documents à traiter, par exemple « 5 nouveaux documents experts à traiter » ;
leur répartition : rapports d'expertise, prises en charge et lots de photos ;
le nombre de dossiers sans mission, c'est-à-dire pas encore liés à une mission ;
l'heure de la dernière lecture des portails, après « synchronisé ».
Carform relit BCA du lundi au vendredi à 8 h, 12 h et 16 h, et Ixperience toutes les deux heures, du lundi au vendredi de 8 h à 18 h. Les nouveaux documents apparaissent donc au plus tard à la lecture suivante.
Ouvrir le panneau des nouveautés
Le panneau des nouveautés s'ouvre depuis le bandeau. Pour l'ouvrir :
Ouvrez la liste des missions en cours.
Cliquez sur Voir les nouveautés dans le bandeau.
Le panneau Nouveautés des portails experts s'ouvre à droite de l'écran. Il affiche en haut le nombre de documents à traiter et l'heure de la dernière lecture, en bas l'heure de la prochaine lecture, après « Prochaine synchronisation », et entre les deux une fiche par dossier, du plus récent au plus ancien. Chaque fiche, fermée par défaut, montre :
dossier lié — le numéro OR, la plaque d'immatriculation et le véhicule de la mission, avec son étape et son statut ;
dossier pas encore lié — la plaque d'immatriculation et le véhicule lus sur le portail, avec la mention Mission à lier ;
à droite, le nombre de documents à traiter et la date de réception du plus récent.
Une fois ouverte, la fiche indique le portail, la référence du dossier, son numéro de sinistre et le nom du client. Pour un dossier lié, Ouvrir la mission ouvre la mission correspondante.
Lier un dossier à une mission
Un dossier doit être lié à une mission avant que ses documents puissent être importés. Carform lie seul un dossier quand un seul ordre de réparation libre des missions en cours du site porte la même plaque d'immatriculation et le même numéro de sinistre. Pour les autres dossiers, la fiche propose une mission probable, ou vous laisse choisir la mission vous-même.
Lier un dossier à la mission probable
Quand Carform trouve une mission probable pour un dossier, la fiche l'affiche sous la forme « Mission probable : » suivie du numéro OR, de la plaque d'immatriculation et du véhicule, avec la raison :
« Immatriculation identique, mais le numéro de sinistre ne correspond pas à la mission. »
« Numéro de sinistre identique, mais l'immatriculation ne correspond pas à la mission. »
« L'immatriculation et le numéro de sinistre correspondent, mais cet ordre de réparation est déjà lié. Choisissez un autre ordre de réparation de cette mission. »
Pour lier le dossier à cette mission :
Cliquez sur Action dans l'encadré de la mission probable.
Cliquez sur Confirmer le lien. Si la mission a plusieurs ordres de réparation libres, choisissez l'ordre de réparation dans la fenêtre Lier le dossier BCA ou Lier le dossier Ixperience, puis cliquez sur Valider.
Si ce n'est pas la bonne mission, cliquez sur Choisir une autre mission dans le même menu. Confirmer le lien est grisé quand la mission n'a plus d'ordre de réparation libre.
Choisir vous-même la mission d'un dossier
Vous choisissez vous-même la mission d'un dossier quand Carform n'en propose aucune, ou quand la mission probable n'est pas la bonne. Quand Carform ne trouve aucune mission en cours, ou en trouve plusieurs, qui porte la plaque d'immatriculation ou le numéro de sinistre du dossier, la fiche affiche Aucune mission trouvée et le bouton Lier à une mission. Pour choisir la mission :
Cliquez sur Lier à une mission, ou sur Choisir une autre mission. La fenêtre « Lier » suivie de la référence du dossier s'ouvre, avec les missions en cours du site du dossier, la mission probable en premier.
Saisissez dans la recherche la plaque d'immatriculation, le nom du client ou le numéro OR de la mission. La recherche est préremplie avec la plaque du dossier.
Cliquez sur Choisir sur la ligne de la mission. Si la mission a plusieurs ordres de réparation libres, choisissez l'ordre de réparation, puis cliquez sur Valider.
Le message « Dossier lié avec succès à l'ordre de réparation » confirme le lien, et la fiche affiche désormais la mission. Choisir est grisé sur une mission qui n'a aucun ordre de réparation libre, avec le message « Cette mission n'a aucun ordre de réparation disponible pour lier un dossier ».
Importer ou ignorer les documents d'un dossier
Les documents d'un dossier s'importent ou s'ignorent depuis le tableau de sa fiche. Chaque ligne indique le Document — Rapport d'expertise, Prise en charge ou Lot de photos, suivi de son nom ou du nombre d'images — et sa date de réception, avec trois boutons à droite :
l'œil — ouvre un aperçu du document, avec les boutons Importer et Fermer.
le nuage — importe le document dans la mission. Il est grisé tant que le dossier n'est pas lié, avec le message « Liez le dossier à une mission pour importer ».
la croix, « Ignorer ce document » — écarte le document. Le message « Document ignoré. Il ne réapparaîtra plus dans le panneau. » le confirme.
L'import produit le même effet que depuis la mission :
Rapport d'expertise — Carform lit le rapport et crée ses lignes de pièces et de main d'œuvre sur l'ordre de réparation lié au dossier. Ces lignes remplacent celles de l'OR, sauf les lignes déjà liées à une commande de pièces. Le rapport est ajouté aux documents de la mission.
Prise en charge — Carform lit l'accord et remplace la Prise en charge de la mission par les garanties qu'il contient. Quand le dossier a déjà une prise en charge importée, la ligne l'indique par « Remplace la prise en charge importée le » suivi de sa date.
Lot de photos — toutes les photos du dossier encore à traiter sont importées ensemble, comme un seul document de la mission.
Quand une fiche contient plusieurs documents, Tout importer les importe tous, du plus ancien au plus récent : le rapport et la prise en charge les plus récents sont donc ceux qui restent sur la mission. Un document que Carform ne parvient pas à lire est refusé et reste dans la fiche ; les autres sont importés. Le message « importé(s), refusé(s) » donne le décompte.
Un document importé ou ignoré disparaît du panneau, et la fiche disparaît quand elle n'a plus de document à traiter. Quand tout est traité, le panneau affiche Tout est à jour et le bandeau disparaît.
Qui voit le bandeau des nouveaux documents experts
Le bandeau des nouveaux documents experts s'adresse au bureau : il s'affiche pour les propriétaires, les administrateurs et les utilisateurs du bureau, jamais pour les utilisateurs de l'atelier. Il demande que les ordres de réparation multiples soient activés pour votre entité. Si vous ne le voyez pas alors que vos sites sont connectés à BCA ou à Ixperience, écrivez-nous à [email protected]. Il ne concerne que BCA et Ixperience : les documents des autres portails experts s'importent depuis la mission.
Questions fréquentes
Je ne vois pas le bandeau des nouveaux documents experts, pourquoi ?
Le bandeau des nouveaux documents experts n'apparaît que lorsqu'au moins un document BCA ou Ixperience attend d'être traité, et seulement sur la liste des missions en cours. Il ne s'affiche pas pour les utilisateurs de l'atelier. Si vous êtes propriétaire, administrateur ou utilisateur du bureau et que vous ne le voyez pas, écrivez-nous à [email protected]. En attendant, importez les documents de vos dossiers experts depuis chaque mission.
Comment récupérer un document ignoré par erreur ?
Un document ignoré ne revient jamais dans le panneau, mais il reste disponible depuis la mission. Ouvrez la mission liée au dossier, puis l'entrée Intégration partenaire de son menu, choisissez le portail et ouvrez Voir les documents : vous pouvez y importer le document. Un document déjà importé peut aussi y être importé à nouveau.
Pourquoi le bouton d'import est-il grisé ?
Le bouton d'import d'un document est grisé tant que son dossier n'est pas lié à une mission. Liez d'abord le dossier, depuis la mission probable ou avec Lier à une mission : les boutons d'import s'activent aussitôt.