En tant qu'administrateur ou propriétaire, vous pouvez permettre à vos clients de prendre rendez-vous en ligne, depuis votre site internet Carform ou un lien que vous leur partagez. Le paramétrage se fait en trois temps : activer la prise de rendez-vous, régler la disponibilité en ligne, puis ouvrir les jours et horaires réservables. Vos clients ne voient que les jours et horaires que vous avez ouverts.
Activer la prise de rendez-vous en ligne
La prise de rendez-vous en ligne s'active depuis la page Site internet et réservation. Pour l'activer :
Ouvrez Clients & Donneurs d'ordre dans le menu de gauche (partie Paramètres).
Cliquez sur Site internet et réservation.
Vérifiez que l'interrupteur Mettre en ligne votre site internet carform.io ? est activé : sans lui, les réglages de prise de rendez-vous n'apparaissent pas.
Descendez jusqu'au dernier groupe du formulaire, Prise de RDV publique en ligne, et activez Activer la prise de rendez-vous client ?.
Cliquez sur Enregistrer en haut de la page.
Une fois l'interrupteur activé, le groupe Prise de RDV publique en ligne affiche trois boutons : Copier le lien public de réservation, Modifier et Afficher mon planning de disponibilités. Les deux derniers se trouvent tout en bas du formulaire.
Régler la disponibilité de la prise de rendez-vous en ligne
La disponibilité de la prise de rendez-vous en ligne définit le type de rendez-vous créé, sa durée et la période pendant laquelle vos clients peuvent réserver. Il en existe une seule par entité, et elle se règle uniquement depuis la page Site internet et réservation. Pour la régler :
Cliquez sur Modifier, en bas du groupe Prise de RDV publique en ligne. La fenêtre Créneau disponible en ligne s'ouvre.
Renseignez les réglages ci-dessous.
Cliquez sur Valider. Les réglages de la fenêtre sont enregistrés dès la validation.
Réglages principaux de la fenêtre :
Nom de la disponibilité — le nom sous lequel vous retrouvez cette disponibilité dans votre planning. Par défaut : Prise de rendez-vous en ligne.
Site de prise en charge — le ou les sites où vos clients peuvent prendre rendez-vous.
Type de rendez-vous — le type du rendez-vous créé dans votre calendrier à chaque réservation.
Durée — la durée de chaque rendez-vous.
Incrémentation heure de début — l'écart entre deux heures de début proposées au client (par exemple toutes les 30 minutes).
Début de la disponibilité et Fin de la disponibilité — la période pendant laquelle des dates sont proposées. Aucune date n'est proposée en dehors de cette période.
Délai minimum pour Booking — le délai, en heures, entre le moment de la réservation et le premier rendez-vous possible.
Plage maximum de réservation — jusqu'à combien de jours à l'avance vos clients peuvent réserver.
Important : la fenêtre ne contient pas de jours ni d'horaires. Les jours et horaires réservables se créent dans votre planning, étape suivante.
Ouvrir les jours et horaires réservables
Les jours et horaires proposés à vos clients sont les créneaux de réservation créés pour la disponibilité de la prise de rendez-vous en ligne. Tant qu'aucun créneau n'est créé, vos clients ne voient aucune date. Pour créer vos créneaux :
Cliquez sur Afficher mon planning de disponibilités, en bas du groupe Prise de RDV publique en ligne. La page Créneaux de réservation s'ouvre dans un nouvel onglet, sur la vue Semaine type.
Cliquez sur Créer en haut de la page. La fenêtre Créer créneau de réservation récurrent s'ouvre.
Choisissez, dans Disponibilité, la disponibilité de la prise de rendez-vous en ligne : celle qui porte le nom indiqué dans Nom de la disponibilité (par défaut Prise de rendez-vous en ligne).
Cochez chaque jour où vos clients peuvent réserver, puis indiquez l'heure de début et l'heure de fin. Ajoutez une deuxième plage horaire avec le bouton + si vous fermez à midi.
Indiquez le Nombre de créneaux simultanés ? : le nombre de clients qui peuvent réserver sur le même horaire (1 par défaut).
Cliquez sur Créer.
Les créneaux apparaissent dans la Semaine type et se répètent chaque semaine.
À noter : la fenêtre ne propose que les jours d'ouverture des sites de prise en charge choisis dans la disponibilité. Pour ouvrir une date précise ou fermer une journée, passez sur la vue Vue calendrier, cliquez sur une case vide, puis choisissez Ajouter un créneau de réservation ou Ajouter un jour de fermeture.
Modifier ou supprimer un créneau de réservation
Un créneau de réservation se modifie ou se supprime depuis la page Créneaux de réservation, sur la vue Semaine type. Chaque bloc du planning affiche le nom de sa disponibilité : seuls les blocs de la disponibilité de la prise de rendez-vous en ligne comptent pour vos clients. Pour modifier ou supprimer un créneau :
Cliquez sur Afficher mon planning de disponibilités, en bas du groupe Prise de RDV publique en ligne.
Faites un clic droit sur le créneau, puis choisissez Modifier créneau de réservation ou Supprimer créneau de réservation.
Modifiez la Disponibilité, le Jour de la semaine, le Début ou la Fin, puis cliquez sur Enregistrer. Pour une suppression, confirmez dans la fenêtre Supprimer créneau de réservation récurrent.
Un simple clic sur un créneau ouvre directement la fenêtre de modification.
À noter : si vous avez indiqué plusieurs créneaux simultanés, chacun apparaît comme un bloc distinct, côte à côte. Modifiez ou supprimez chacun des blocs.
Limiter les horaires proposés à vos heures d'ouverture
Les horaires proposés en ligne peuvent être limités aux heures d'ouverture de chaque site de prise en charge, avec l'interrupteur Limiter la prise de rendez-vous à ces horaires ?.
Activé — un horaire n'est proposé que si le rendez-vous entier, de son début à la fin de sa durée, tient dans les heures d'ouverture du site et ne chevauche aucune pause.
Désactivé — tous les horaires de vos créneaux de réservation sont proposés, même en dehors de vos heures d'ouverture.
Par exemple, avec des rendez-vous de 30 minutes et une pause de 12h00 à 14h00, le dernier horaire proposé le matin est 11h30 et le premier de l'après-midi est 14h00.
Pour régler l'interrupteur :
Ouvrez Calendrier dans le menu de gauche (partie Paramètres), puis Paramètres calendrier.
Choisissez le site dans Site de récupération.
Activez Limiter la prise de rendez-vous à ces horaires ?, dans la section RDV clients.
Cliquez sur Enregistrer.
Astuce : cochez Appliquer à l'ensemble des sites de prise en charge avant d'enregistrer pour appliquer ce réglage à tous vos sites. Les horaires d'ouverture affichés sont alors eux aussi copiés sur tous vos sites.
Les disponibilités du menu Calendrier ne servent pas à la prise de rendez-vous en ligne
Les disponibilités créées dans Calendrier › Disponibilités (partie Paramètres du menu de gauche) ne sont jamais utilisées par la prise de rendez-vous en ligne. Elles servent aux liens de réservation que vous envoyez à un client pour une mission, par exemple par SMS. La disponibilité de la prise de rendez-vous en ligne n'apparaît pas dans cette liste : elle se règle uniquement depuis le bouton Modifier de la page Site internet et réservation.
Partager le lien de prise de rendez-vous
Le lien de prise de rendez-vous en ligne se copie depuis le groupe Prise de RDV publique en ligne, avec le bouton Copier le lien public de réservation. Vous pouvez ensuite le coller :
sur votre propre site internet ;
dans votre signature email ;
sur votre fiche Google Business Profile ;
dans un SMS ou un email à vos clients.
Tester la prise de rendez-vous en ligne
Pour tester la prise de rendez-vous en ligne avant de partager le lien, ouvrez-le dans votre navigateur, comme le ferait un client :
Collez le lien copié avec Copier le lien public de réservation dans votre navigateur.
Avancez jusqu'à l'étape Date du rendez-vous.
Vérifiez que les jours et horaires proposés correspondent à vos créneaux.
Important : arrêtez-vous avant de confirmer. Une réservation confirmée crée un vrai rendez-vous dans votre calendrier.
Questions fréquentes
Pourquoi mes clients ne voient aucune date à l'étape Date du rendez-vous ?
Aucune date n'apparaît à l'étape Date du rendez-vous quand la disponibilité de la prise de rendez-vous en ligne n'a aucun créneau réservable. Vérifiez, dans cet ordre :
des créneaux existent dans la page Créneaux de réservation pour cette disponibilité (bouton Afficher mon planning de disponibilités) — une disponibilité créée dans Calendrier › Disponibilités ne compte pas ;
la Fin de la disponibilité n'est pas dépassée et le Début de la disponibilité n'est pas dans le futur (bouton Modifier) ;
la Plage maximum de réservation couvre bien les jours où vous avez des créneaux ;
le site de prise en charge n'est pas fermé ces jours-là ;
si l'interrupteur Limiter la prise de rendez-vous à ces horaires ? est activé, vos créneaux tombent bien dans vos heures d'ouverture (Calendrier › Paramètres calendrier).
Pourquoi mes clients voient des horaires où mon site est fermé ?
Vos clients voient des horaires en dehors de vos heures d'ouverture quand des créneaux de réservation débordent de ces heures et que l'interrupteur Limiter la prise de rendez-vous à ces horaires ? est désactivé pour ce site. Activez l'interrupteur dans Calendrier › Paramètres calendrier, ou modifiez les créneaux concernés depuis le bouton Afficher mon planning de disponibilités.
Pourquoi je ne vois pas le bouton Modifier ?
Le bouton Modifier n'apparaît que lorsque les interrupteurs Mettre en ligne votre site internet carform.io ? et Activer la prise de rendez-vous client ? sont activés. Il se trouve tout en bas de la page Site internet et réservation, dans le groupe Prise de RDV publique en ligne.