En tant que propriétaire ou administrateur, vous pouvez connecter chaque site au compte qu'il utilise sur un portail expert : BCA, IDEA, Vroom, Ixperience, Experts Groupe, MonAuto, Kinitia ou Exauto. Une fois le site connecté, les dossiers de ce compte se retrouvent depuis les missions du site, pour les lier et importer leurs documents.
Où se trouvent les portails experts dans les paramètres
Les portails experts se connectent site par site, dans les Paramètres avancés › Intégrations, section Intégrations - Portails experts. Sélectionnez le logo du portail dans Sélectionnez votre fournisseur : chaque site de votre entité y a sa carte, avec son état.
Site non connecté — le message « Aucun compte BCA n'est connecté à ce site de prise en charge. » (avec le nom du portail sélectionné) et le bouton de connexion, par exemple Connecter le compte BCA.
Site connecté à un compte — le message « Votre compte BCA est connecté à ce site de prise en charge. », avec les boutons Ajouter un compte, Modifier et Déconnecter votre compte. Pour MonAuto, le message affiche aussi le nom du réparateur lu sur MonAuto.
Site connecté à plusieurs comptes — le message indique le nombre de comptes, suivi du tableau des comptes : Nom du compte, Identifiant, et une icône crayon et une icône corbeille par compte.
À noter : la section Intégrations - Portails experts n'apparaît que si l'option Portails experts est activée pour votre entité. Elle est réservée aux propriétaires et aux administrateurs.
Connecter un site à un portail expert
Pour connecter un site à un portail expert, munissez-vous de l'identifiant et du mot de passe que ce site utilise sur le portail, puis :
Ouvrez les Paramètres avancés, puis Intégrations.
Sélectionnez le logo du portail dans Sélectionnez votre fournisseur, dans la section Intégrations - Portails experts.
Cliquez sur le bouton de connexion de la carte du site, par exemple Connecter le compte BCA. Le site principal de votre entité porte la mention Site principal.
Saisissez l'Identifiant et le Mot de passe du site sur le portail. Pour Ixperience, saisissez à la place la Clé API, à retrouver sur le portail Ixperience dans Paramètres > Token API.
Choisissez, pour BCA et Ixperience uniquement, la Date de début de synchronisation (aujourd'hui par défaut, voir plus bas).
Cliquez sur Créer.
Carform se connecte alors au portail avec ces identifiants. S'il les refuse, la fenêtre reste ouverte avec un message d'erreur, par exemple « Identifiant ou mot de passe BCA invalide » ou « Clé API Ixperience invalide », et rien n'est enregistré. Sinon, la carte du site passe à l'état connecté.
Un même identifiant ne se connecte qu'une seule fois dans votre entité, tous sites confondus : un identifiant déjà connecté sur un autre site est refusé avec le message « Cet identifiant BCA est déjà connecté. » (avec le nom du portail).
Choisir la date de début de synchronisation (BCA et Ixperience)
La date de début de synchronisation ne se demande que pour BCA et Ixperience, les deux portails que Carform relit automatiquement à heures fixes. Elle se choisit à la connexion et ne se modifie plus ensuite :
BCA — les documents que BCA a datés avant cette date sont considérés comme déjà vus : ils n'apparaissent pas parmi les nouveaux documents, mais restent consultables et importables depuis les documents du dossier, sur la mission.
Ixperience — seuls les dossiers mis à jour sur Ixperience à partir de cette date arrivent dans Carform ; les dossiers plus anciens n'y arrivent jamais.
Connecter plusieurs comptes sur un même site
Un site peut être connecté à plusieurs comptes d'un même portail, par exemple un compte par activité ou par assureur. Pour ajouter un compte à un site déjà connecté :
Cliquez sur Ajouter un compte sur la carte du site.
Saisissez un Nom du compte qui vous permettra de le reconnaître, puis ses identifiants.
Cliquez sur Créer.
Le premier compte d'un site est enregistré automatiquement sous le nom « Default » ; le nom n'est demandé qu'à partir du deuxième compte. Deux comptes d'un même site ne peuvent pas porter le même nom : « Ce nom est déjà utilisé pour un compte BCA sur ce site de prise en charge. ». Sur un site à plusieurs comptes, vous choisissez le Compte au moment de rechercher un dossier.
Modifier un compte
Un compte se modifie depuis la carte du site : bouton Modifier quand le site n'a qu'un compte, icône crayon sur la ligne du compte quand il en a plusieurs. Dans la fenêtre de modification :
Mot de passe — laissez le champ vide pour conserver le mot de passe actuel. Pour Ixperience, laissez la Clé API vide pour conserver la clé actuelle.
Identifiant — le nouvel identifiant doit ouvrir le même compte sur le portail, sinon les dossiers déjà liés ne pourront plus être importés. Pour BCA, IDEA, Vroom, Kinitia et Exauto, Carform vous le rappelle avec la confirmation « Modifier l'identifiant ? ». Pour Experts Groupe et MonAuto, Carform vérifie lui-même que le nouvel identifiant ouvre le même compte, et refuse sinon avec le message « Cet identifiant ouvre un autre compte. Ajoutez-le comme nouveau compte. ».
Nom du compte — modifiable quand le site a plusieurs comptes.
Cliquez sur Enregistrer. Pour utiliser un autre compte du portail, ajoutez-le avec Ajouter un compte plutôt que de changer l'identifiant d'un compte existant.
Un compte affiche « Désactivé »
Un compte passe à l'état désactivé quand le portail refuse l'identifiant ou le mot de passe enregistré dans Carform, le plus souvent parce que le mot de passe a changé sur le portail. Experts Groupe, par exemple, fait expirer ses mots de passe régulièrement. La carte du site affiche alors « Ce compte est désactivé. Cliquez sur Modifier pour le reconnecter. », ou Désactivé dans la colonne Statut quand le site a plusieurs comptes.
Tant qu'un compte est désactivé, le portail n'est plus proposé sur les missions pour ce compte, et les documents des dossiers déjà liés par ce compte ne peuvent plus être consultés ni importés. Pour le réactiver :
Cliquez sur Modifier (ou sur l'icône crayon du compte).
Saisissez le mot de passe actuel du portail.
Cliquez sur Enregistrer.
Le compte redevient actif et ses dossiers liés sont de nouveau utilisables. Modifier seulement le nom du compte ne le réactive pas.
Important : ne reconnectez pas le même identifiant avec Ajouter un compte. Cela crée un compte séparé : les dossiers liés par l'ancien compte restent bloqués jusqu'à ce qu'ils soient dissociés puis liés à nouveau.
À noter : les comptes BCA et Ixperience ne passent jamais à l'état désactivé. Si BCA refuse le mot de passe ou si Ixperience refuse la clé API, Carform ne lit plus rien pour ce compte alors que la carte du site l'affiche toujours comme connecté. Saisissez le nouveau mot de passe ou la nouvelle clé dans Modifier : la lecture reprend au passage suivant.
Déconnecter un compte
Un compte se déconnecte depuis la carte du site : bouton Déconnecter votre compte quand le site n'a qu'un compte, icône corbeille sur la ligne du compte quand il en a plusieurs. Confirmez avec Confirmer suppression dans la fenêtre de confirmation, par exemple Déconnecter BCA.
Après la déconnexion, les dossiers déjà liés restent liés à leurs ordres de réparation, et les documents déjà importés restent sur les missions :
IDEA, Vroom, Experts Groupe, MonAuto, Kinitia et Exauto — les documents de ces dossiers ne peuvent plus être consultés ni importés, avec le message « Le compte de ce dossier a été supprimé. Dissociez le dossier, puis liez-le à nouveau. ». Ils redeviennent utilisables si vous reconnectez le même identifiant sur le même site. Sinon, dissociez le dossier en désactivant Supprimer également les pièces et main d'oeuvre liées pour garder ses lignes, puis liez-le à nouveau avec un autre compte.
BCA et Ixperience — les documents redeviennent utilisables dès que le site est de nouveau connecté au portail.
Questions fréquentes
Pourquoi la section Intégrations - Portails experts n'apparaît-elle pas ?
La section Intégrations - Portails experts n'apparaît que si l'option Portails experts est activée pour votre entité, et seulement pour les propriétaires et les administrateurs. Si vous ne la voyez pas, rapprochez-vous du propriétaire de votre entité ou de votre interlocuteur Carform.
Peut-on connecter le même compte de portail sur deux sites ?
Un même identifiant de portail ne peut être connecté qu'une seule fois dans votre entité, tous sites confondus. Pour le déplacer vers un autre site, déconnectez-le d'abord du premier site, puis connectez-le sur le site voulu.