Vous cherchez un dossier d'un portail expert depuis une mission et il n'apparaît pas, ou il apparaît mais ne peut pas être lié ? La recherche depuis une mission ne montre que les dossiers du compte connecté au site de la mission, portant exactement l'immatriculation du véhicule de la mission. Voici les causes possibles, de la plus fréquente à la plus rare.
L'immatriculation du dossier est différente de celle de la mission
La recherche depuis une mission ne liste que les dossiers dont l'immatriculation est exactement celle du véhicule de la mission ; les espaces, les tirets et les majuscules ne comptent pas. Si l'expert a saisi une autre immatriculation, ou si le véhicule de la mission n'a pas d'immatriculation, la fenêtre Importer un dossier depuis BCA (avec le nom du portail) affiche Aucun dossier à importer : « Aucun dossier BCA ne correspond à cette plaque d'immatriculation ». Pour le retrouver :
Vérifiez l'immatriculation du véhicule de la mission et corrigez-la si elle est fausse ou absente.
Ouvrez sinon la recherche de dossiers depuis la liste des missions, cherchez le dossier par sa référence ou par le nom du client selon le portail, puis liez-le à la mission depuis le résultat.
Les ordres de réparation de la mission sont déjà occupés
Un dossier expert se lie à un ordre de réparation libre de la mission : un OR qui porte déjà un chiffrage venu d'une autre source ne peut pas en recevoir. C'est le cas d'un OR déjà lié à un autre portail ou à un autre partenaire, et aussi d'un OR dont le rapport d'expertise a été importé à la main depuis un PDF. Sur la mission, le bouton de recherche de cet OR est alors grisé, avec le message « Cette fonctionnalité nécessite l'activation des ordres de réparation multiples pour cette société », même si ce n'est pas la cause. Quand aucun OR de la mission n'est libre, la recherche affiche « Cette mission n'a aucun ordre de réparation disponible pour lier un dossier ».
Pour lier le dossier dans ce cas, écrivez-nous à [email protected] en précisant la mission et la référence du dossier sur le portail.
Le dossier est déjà lié à une autre mission
Un dossier expert n'est lié qu'à un seul ordre de réparation. S'il est déjà lié ailleurs, il ne peut pas être lié à votre mission. Pour vérifier :
Ouvrez la recherche de dossiers depuis la liste des missions et cherchez le dossier : sa colonne État Carform affiche Lié.
Cliquez sur l'icône de lien sortant de la ligne pour ouvrir la mission à laquelle il est lié.
Cliquez sur Dissocier sur cette mission si le dossier y a été lié par erreur, puis liez-le à la bonne mission.
À noter : avec BCA et Ixperience, Carform lie lui-même un nouveau dossier à l'OR qui porte la même immatriculation et le même numéro de sinistre. Avant de chercher, regardez si l'OR de la mission affiche déjà Lié dans la colonne du portail, par exemple Lien BCA.
Le compte du portail est désactivé ou n'est plus connecté
Quand le portail refuse le mot de passe enregistré dans Carform, par exemple après un changement de mot de passe sur le portail, le compte est désactivé et n'est plus proposé sur les missions. Si le site n'a plus de compte actif sur ce portail, la recherche affiche « Aucun compte BCA actif pour le site de prise en charge de cette mission » (avec le nom du portail). Pour vérifier et corriger :
Ouvrez les Paramètres avancés, puis Intégrations, section Intégrations - Portails experts, et sélectionnez le logo du portail.
Vérifiez la carte du site : si elle affiche « Ce compte est désactivé. Cliquez sur Modifier pour le reconnecter. », cliquez sur Modifier, saisissez le mot de passe actuel du portail et enregistrez.
Cette étape est réservée aux propriétaires et aux administrateurs.
Le site a plusieurs comptes et le mauvais est sélectionné
Quand un site est connecté à plusieurs comptes d'un même portail, la recherche ne montre que les dossiers du compte choisi dans le champ Compte. Choisissez l'autre compte, puis cliquez sur Rechercher : tant que vous n'avez pas cliqué, la fenêtre affiche « Cliquez sur Rechercher pour afficher les dossiers de ce compte ». Un dossier vu par un compte ne se lie que par ce compte.
La recherche du portail ne remonte pas ce dossier
Depuis la liste des missions, une recherche sans critère ne montre qu'une partie des dossiers de certains portails :
Exauto — sans texte de recherche, seuls les 50 dossiers les plus récents sont listés.
Kinitia — sans référence ni immatriculation, seuls les dossiers en cours et les 30 derniers dossiers terminés sont listés.
MonAuto — sans référence ni immatriculation, seuls les dossiers qui ont de nouveaux documents sont listés.
Vroom — la référence Vroom doit être saisie en entier, à l'identique, et l'immatriculation complète.
Saisissez la référence ou l'immatriculation du dossier, puis cliquez sur Rechercher.
BCA ou Ixperience : le dossier n'est pas encore arrivé dans Carform
Pour BCA et Ixperience, la recherche ne porte que sur les dossiers que Carform a déjà relus sur le portail, à heures fixes :
BCA — du lundi au vendredi à 8 h, 12 h et 16 h (heure de Paris).
Ixperience — toutes les deux heures, du lundi au vendredi de 8 h à 18 h (heure de Paris).
Un dossier déposé après le dernier passage arrive au passage suivant. Pour Ixperience, un dossier qui n'a pas été mis à jour depuis la Date de début de synchronisation choisie à la connexion du compte n'arrive jamais dans Carform.
La mission n'est pas sur le site connecté
Les dossiers d'un compte ne se lient qu'aux missions du site connecté à ce compte. Depuis la liste des missions, le champ Mission ne propose que les missions en cours du site choisi : une mission d'un autre site, ou une mission archivée, n'y apparaît pas. Une mission sans site ne permet ni de rechercher ni de lier un dossier. Vérifiez le site de la mission, ou connectez aussi ce site au portail.
Les ordres de réparation multiples ne sont pas activés
Les portails experts demandent que les ordres de réparation multiples soient activés pour votre entité. Sinon, les logos des portails apparaissent grisés dans Intégration partenaire et Intégrations partenaires, avec le message « Cette fonctionnalité nécessite l'activation des ordres de réparation multiples pour cette société ». Rapprochez-vous de votre interlocuteur Carform pour les faire activer.
Le problème persiste ?
Si le dossier reste introuvable, écrivez-nous à [email protected] en précisant le portail, le site, l'immatriculation et la référence du dossier sur le portail, et la mission à laquelle vous voulez le lier.