Le rapport d'expertise, l'accord de prise en charge ou les photos d'un portail expert ne s'importent pas dans la mission ? Quand un import échoue, un message d'erreur s'affiche et la mission ne change pas : ni lignes, ni prise en charge, ni document. Voici les causes possibles, de la plus fréquente à la plus rare.
Carform ne parvient pas à lire le rapport d'expertise
Carform lit chaque rapport d'expertise pour en tirer les lignes de pièces et de main d'œuvre. Quand la mise en page du rapport ne lui permet pas de le lire, rien n'est importé : aucune ligne, aucun document. Pour garder le rapport sur la mission :
Cliquez sur le menu ⋯ du rapport dans la fenêtre des documents du dossier.
Cliquez sur Importer comme document : le fichier est ajouté aux documents de la mission, sans être lu.
Saisissez ensuite le chiffrage de l'ordre de réparation à la main.
Le document n'est pas reconnu comme un rapport ou une prise en charge
Carform ne reconnaît un rapport d'expertise ou un accord de prise en charge que d'après le type ou le nom que le portail donne au document. Un document que le portail classe autrement n'a pas de bouton d'import, par exemple :
IDEA — seul le procès-verbal d'expertise est importé comme rapport ; le document « Rapport d'expertise » d'IDEA ne l'est pas.
Exauto — seul le fichier nommé « P.V. d'Expertise.pdf » est importé comme rapport, et seul le fichier nommé « Règlement direct réparateur.pdf » comme prise en charge.
Experts Groupe — un rapport provisoire n'est pas importé comme rapport.
Kinitia — seuls le rapport définitif le plus récent, ou à défaut le pré-rapport, et la prise en charge la plus récente sont proposés.
Pour garder un tel document sur la mission, utilisez Importer comme document dans son menu ⋯.
Le compte du portail est désactivé
Quand le mot de passe du compte a changé sur le portail, le portail refuse la connexion de Carform : l'ouverture des documents et l'import échouent avec un message comme « Identifiants IDEA invalides », et le compte passe à l'état désactivé. Pour le réactiver :
Ouvrez les Paramètres avancés, puis Intégrations, section Intégrations - Portails experts.
Sélectionnez le logo du portail dans Sélectionnez votre fournisseur.
Vérifiez le site : il affiche « Ce compte est désactivé. Cliquez sur Modifier pour le reconnecter. », ou Désactivé dans la colonne Statut quand le site a plusieurs comptes.
Cliquez sur Modifier, saisissez le mot de passe actuel du compte, puis cliquez sur Enregistrer.
Les dossiers liés par ce compte peuvent de nouveau être importés. Sur BCA et Ixperience, le compte n'est jamais désactivé : corrigez directement son mot de passe, ou sa clé API pour Ixperience, avec Modifier.
Le compte qui a lié le dossier a été supprimé
Quand le compte par lequel le dossier a été lié est déconnecté du site, l'import affiche « Le compte de ce dossier a été supprimé. Dissociez le dossier, puis liez-le à nouveau. ». Deux solutions :
Reconnecter le même compte sur le même site : le compte retrouve ses dossiers liés. Sur BCA et Ixperience, connecter un compte sur le site suffit.
Dissocier puis lier à nouveau : cliquez sur Dissocier sur la ligne de l'ordre de réparation, en désactivant Supprimer également les pièces et main d'oeuvre liées pour garder les lignes, puis liez de nouveau le dossier avec un compte actif du site.
Carform ne parvient pas à lire l'accord de prise en charge
Carform lit chaque accord de prise en charge pour en tirer les garanties de la mission. Quand l'accord ne contient pas de tableau de prise en charge lisible, rien n'est importé et la prise en charge de la mission reste inchangée. Sur BCA, le message précise la raison : « Ce document ne contient pas de tableau de prise en charge et ne peut pas être importé » ou « La mise en page de ce document n'est pas compatible avec l'import de prise en charge ». Ajoutez alors l'accord avec Importer comme document et complétez la prise en charge de la mission à la main.
Le format d'un fichier est refusé
Sur IDEA et Vroom, le rapport d'expertise doit être un PDF et les photos des images JPEG ou PNG. Quand l'un des documents d'un import n'est pas dans le format attendu, tout l'import du jour est refusé et rien n'est importé. Importez alors les autres documents un par un avec Importer comme document.
Le portail refuse de transmettre le document
Le portail peut refuser de transmettre un document à Carform, par exemple tant que l'expert ne l'a pas mis à disposition du réparateur. L'import affiche alors « Le portail refuse de transmettre ce document. ». Vérifiez le document sur le portail, puis relancez l'import plus tard.
Le dossier ou le document n'est plus sur le portail
Quand le portail ne trouve plus le dossier ou le document, l'import affiche un message comme « Ce dossier IDEA est introuvable » ou « Ce document IDEA est introuvable », et rien ne change. Vérifiez sur le portail que le dossier existe toujours dans le compte du site. S'il a été remplacé par un autre dossier, dissociez l'ancien et liez le nouveau.
Un autre import est en cours
Deux actions ne peuvent pas porter en même temps sur le même dossier. Quand une liaison, une dissociation ou un import est déjà en cours, Carform affiche « Un autre import pour cette mission est actuellement en cours. » ou refuse l'action avec un message d'erreur. Attendez la fin de l'action en cours, puis relancez l'import.
Le problème persiste ?
Si l'import échoue toujours, écrivez-nous à [email protected] en précisant la mission, le portail expert, la référence du dossier, le document concerné et le message affiché.