Pour ajouter une mission, rendez-vous dans la section Missions située à gauche de votre menu, puis cliquez sur le bouton Nouvelle mission.
Une fois que la page de création apparaît, vous verrez les cinq étapes à suivre pour créer votre mission.
1 - Informations principales
Une fois sur la page de création, commencez par remplir les informations principales relatives à votre mission :
💡Astuce : Les champs obligatoires sont signalés par un astérisque rouge comme l'étape mission et le statut de la mission ainsi que le type de travaux.
Une fois ces informations complétées, cliquez sur "Suivant" pour passer à l'étape suivante.
2 - Client, Véhicule & DO
Dans cette étape, renseignez toutes les informations liées au client, au véhicule et aux parties prenantes :
Client :
Pour cette étape, vous avez le choix entre créer un nouveau client ou sélectionner un client existant dans votre base de données. Cela dépend de la mission en cours (s'agit-il d'un nouveau client ou d'un client ayant déjà fait appel à vos services en étant utilisateur de Carform ?)
→ Sélectionnez un client existant dans votre base de données via le menu déroulant,
→ Créez un nouveau client : Si le client n'existe pas, cliquez sur "Nouveau client" et remplissez les champs requis.
Véhicule :
Plaque d'immatriculation : Champ obligatoire (indiqué par l'astérisque rouge),
Renseignez les informations complémentaires comme :
Kilométrage (si besoin),
État du véhicule (par exemple : non roulant) (si besoin),
Créer un véhicule : Si le véhicule n'existe pas dans votre base, cliquez sur "Créer un véhicule" et remplissez les champs nécessaires.
🔎Liste des champs pour le véhicule :
Plaque d'immatriculation,
Marque,
Modèle,
Kilométrage,
Statut (roulant/non roulant).
Ajouter un Donneur d'Ordre :
Vous pouvez associer un donneur d'ordre (DO) en ajoutant ses informations spécifiques à cette étape,
Cette étape n'est pas obligatoire, si elle ne vous concerne pas, vous avez la possibilité de ne pas saisir cette information.
Une fois les informations saisies, cliquez sur "Suivant" pour continuer ou sur "Créer la mission" si vous souhaitez vous arrêter ici et revenir plus tard.
💡Pas de panique ! Vous pourrez ajouter les informations manquantes plus tard si nécessaire pour compléter et détailler le dossier.
3 - Travaux et RDV
À cette étape, vous pouvez planifier un rendez-vous de réparation en sélectionnant le type de rendez-vous, la date la plus appropriée et l'heure souhaitée.
Pour activer cette option, il vous suffit de cocher la case "Oui".
Si vous préférez ne pas effectuer ces actions immédiatement, vous pourrez toujours les gérer ultérieurement.
Récupération du véhicule
"Véhicule déjà récupéré ?"
Deux options : Oui ou Non
Si le véhicule est déjà pris en charge, l'option "Oui" peut être sélectionnée.
Rendez-vous
"Ajouter un rendez-vous ?" (cette étape est obligatoire à remplir si vous cocher oui"
Sélection entre "Oui" et "Non"
Si "Oui" est sélectionné, plusieurs paramètres s'affichent pour personnaliser le rendez-vous.
"Type de rendez-vous"
Vous pouvez afficher les différents types de rendez-vous afin de choisir le plus convenable aux besoins de votre mission (ex : SAD, Devis client, Expertise terrain, etc.).
"Transport"
Plusieurs options disponibles pour indiquer comment le véhicule sera acheminé à l’atelier :
Comptoir (le client amène le véhicule)
Dépanneuse (remorquage du véhicule)
Service à domicile (prise en charge directement au domicile du client)
Porte 5 (accès spécifique pour le dépôt du véhicule)
"Client sur site ?"
Indique si le client sera présent au moment du rendez-vous.
Deux options : Oui ou Non.
"Date de rendez-vous"
Sélection d’une date via le calendrier.
"Heure du rendez-vous"
Sélection de l’heure souhaitée pour la prise en charge du véhicule.
"Durée"
Définit la durée prévue pour l’intervention (ex: 30 minutes).
Un bouton "Assigner" permet d’attribuer le rendez-vous à un membre de votre équipe afin de prendre en charge le rendez-vous.
4 - Véhicule de prêt
Si un véhicule de prêt est nécessaire pour votre client, vous pouvez le planifier à cette étape :
Indiquez si un véhicule de prêt est requis en sélectionnant "Oui".
Renseignez les informations suivantes :
Date de mise à disposition : Date et heure,
Date de fin de location : Date et heure,
Durée de prêt,
Statut du véhicule de prêt : Sélectionnez le statut (disponible, en cours, etc.).
Sélectionnez le véhicule de prêt disponible dans la liste déroulante (vous avez une vue sur vos véhicules de prêt disponibles sur votre site).
Cliquez sur "Suivant" pour passer à l'étape finale.
5 - Envoi de SMS
À l'étape SMS, vous pouvez prévenir votre client par SMS. Les SMS proposés dépendent des rendez-vous planifiés à l'étape Travaux & RDV :
Rendez-vous réception — si un rendez-vous est planifié, deux SMS sont proposés :
SMS de confirmation (question Envoyer SMS de confirmation ?) : le SMS part dès la validation du rendez-vous,
SMS rappel de rendez-vous (question Envoyer SMS de rappel ?) : le SMS part la veille du rendez-vous, à 10 h (heure de Paris). Ce SMS n'est proposé que si le rendez-vous a lieu au surlendemain ou plus tard.
Rendez-vous restitution — si un rendez-vous de restitution est planifié, le SMS rappel de rendez-vous est proposé, avec la même règle de date,
Sans rendez-vous — la question Envoyer SMS ? permet d'envoyer un SMS lié à la mission.
Pour chaque SMS à envoyer :
Activez la question du SMS (Envoyer SMS de confirmation ?, Envoyer SMS de rappel ? ou Envoyer SMS ?),
Vérifiez le Téléphone : il est repris de la fiche client,
Choisissez le Modèle de SMS : le texte du modèle remplit le champ Message, avec les informations du rendez-vous. Vous pouvez modifier le message.
À noter : le SMS rappel de rendez-vous présélectionne votre modèle de SMS qui a le déclencheur Rappel rendez-vous, et le SMS de confirmation celui qui a le déclencheur Confirmation rendez-vous. Si aucun de vos modèles n'a ce déclencheur, un autre modèle est présélectionné : choisissez le bon modèle dans Modèle de SMS, ou ajoutez le déclencheur à votre modèle (voir Paramétrage des SMS).
Si un client est sélectionné, l'étape affiche aussi le champ Consentement RGPD, enregistré sur la fiche client.
Le SMS de rappel n'est pas proposé ? Consultez Le SMS de rappel n'est pas proposé à la prise de rendez-vous, que faire ?
Une fois toutes les étapes complétées, cliquez sur "Créer la mission". La mission sera directement ajoutée à la liste des missions.
💡Pour en savoir plus, nous vous invitons à visualiser cette vidéo